Seasonal Booking Workflow
Un flujo de reservas estacionales para producciones audiovisuales, pensado para temporadas altas con fechas fijas y equipos rotativos.
El problema de las fechas pico
Entre noviembre y marzo, los congresos, lanzamientos y ceremonias se concentran en pocas semanas. El desafío no es conseguir clientes, sino ordenar la disponibilidad de cámaras, técnicos y salas de control sin pisar compromisos. Este proyecto nació de una necesidad concreta: evitar dobles reservas y tener una vista clara de qué equipo está asignado a cada evento.
Diseñamos un flujo de reservas que separa la solicitud inicial de la confirmación técnica. Cada pedido pasa por tres estados: consulta, pre-reserva y confirmado. La pre-reserva bloquea el equipo por 48 horas, tiempo suficiente para que el cliente ajuste horarios o locación sin perder el lugar. Si no se confirma, el bloqueo se libera automáticamente y el equipo vuelve a estar disponible.
La lógica es simple, pero cambió la forma de trabajar: ahora el coordinador ve en una sola pantalla qué fechas están comprometidas, qué técnicos están asignados y qué equipos de streaming están libres. Antes esto se manejaba con planillas sueltas y llamadas; ahora es un proceso con reglas claras y trazabilidad.
Qué cambió en la operación
El primer efecto fue la reducción de conflictos de agenda. Al tener un estado intermedio de pre-reserva, los clientes saben que su fecha está protegida mientras terminan de definir detalles. También se redujeron los correos cruzados: cada cambio de estado genera una notificación automática al coordinador y al cliente, sin depender de la memoria de nadie.
Otro ajuste importante fue la asignación de técnicos. El flujo ahora considera la rotación del equipo: si un operador ya tiene dos eventos en la misma semana, el sistema sugiere repartir la carga. No es una regla rígida, pero ayuda a evitar jornadas imposibles y a mantener la calidad en cada producción.
El proyecto sigue evolucionando. La próxima versión va a incorporar un calendario público para que los clientes vean disponibilidad real antes de enviar una consulta. Eso va a reducir todavía más el ida y vuelta inicial y va a hacer el proceso más transparente. Si querés ver cómo aplicamos este tipo de lógica a tu operación, conocé nuestras soluciones o escribinos directamente.